Инкассация денежных средств – порядок и организация процесса, цели и задачи, инструкция и правила

Особые случаи

Если деньги были переданы инкассаторам с соблюдением всех правил, но сумма не попала в банк – кто несет ответственность?

Безопасность

Несмотря на высокий уровень защиты, всегда существует риск нападения на инкассатора или аварии на дороге с последующим уничтожением денежных средств (например, если во время ДТП был пожар). Обычно такие случаи предварительно отражаются в договоре, где предусмотрены положения о форс-мажорных обстоятельствах. Как правило, уважающие себя банки страхуют подобные случаи, а потому, компенсация осуществляется за счет страховой компании.

Недостача

Если обнаружен излишек денежных средств или их недостача. Необходимо составить акт пересчета в трех экземплярах (форма для них произвольная). Подписи ставят лица, которые принимали участие в перерасчете. Один экземпляр документа находится у заведующего кассой, второй передается организации, а третий – инкассаторам.

В договоре по оказанию услуги инкассирования платежных терминалов и касс банки указывают, что они не несут ответственности за недостачу или излишек, которые обнаружены в сумке, если упаковка произведена по всем правилам, и нигде не зафиксированы повреждения.

Точно так же, как клиент требует от кредитной организации соблюдения обязательств по пересчету и хранению ценностей, происходит формирование требований со стороны банковского учреждения относительно обеспечения инкассации в соответствии с установленными правилами:

  1. Заранее оговоренные графики изъятия денежных средств и их перевозка должны выполняться неукоснительно и согласовываться на стадии заключения договора.
  2. Компания, которая пользуется услугами инкассации, должна гарантировать беспрепятственные доступ к месту передачи денег.
  3. Инкассатор должен предъявить удостоверение перед началом процедуры.
  4. Транспортировка ценностей осуществляется только на специальном транспорте и в специальных опломбированных сумках.

Как перевозятся материальные ценности

Перевозка материальных ценностей осуществляется согласно нормативно-правовых актов, договора между субъектом и подразделением инкассации.

На основании договора отдел (сектор, подразделение) инкассации принимает заявку на перевозку материальных ценностей. Отделом инкассации выписывается доверенность на старшего бригады инкассации, на основании которой бригада инкассации получает материальные ценности. В доверенности прописывается личные данные инкассаторов бригады, вид материальных ценностей, начальный и конечный пункт доставки. По прибытию в пункт получения материальных ценностей инкассация сдает доверенность в кассу субъекта, получает описи материальных ценностей в трех экземплярах, согласно которых проверяют и пересчитывают полученные ценности. Материальные средства упаковываются в инкассаторские мешки, на описях проставляются подписи членов бригады инкассации, которые подтверждают получение ценностей, и первый экземпляр описи остается в кассе субъекта, который передает ценности инкассаторам. Второй и третий экземпляр забирают инкассаторы.

Доставив ценности в кассу назначения, инкассаторы передают описи и материальные ценности материально ответственным лицам, где их проверяют согласно описи. Описи заполняются кассирами, получившими ценности. Инкассаторы проставляют свои подписи, которые подтверждают сдачу материальных средств в пункт назначения. Материально ответственные лица за принятие ценностей проставляют свои подписи и личные данные в подтверждения принятия ценностей в полном объеме. Если есть нарушения или недостача доставляемых материальных ценностей, то составляется акт при всех материально ответственных лицах, на место вызывается служба безопасности учреждения и правоохранительные органы. Которые согласно закону имеют право проводить следственные действия.

Во время перевозки материальных ценностей и инкассации в последнее время используются только бронированные специальные автомобили, которые гарантируют безопасность жизни и здоровью инкассаторов и сохранность материальных средств при нападении.

При ведении бизнеса, где расчеты проводятся наличными, важно решить вопрос о хранении денежных средств. Большие суммы перевозить самостоятельно в банк опасно

Выходом из ситуации станет инкассация.

Инкассация – это защищенная транспортировка любых ценностей в банк. Специалисты (инкассаторы) несут материальную ответственность за перевозку денег, ценных бумаг, платежных, финансовых и других документов на основании заключенного договора. Порядок проведения инкассации выполняют специальные службы, основываясь на Положении Банка России от 29 января 2018 г. N 630-П .

Данную услугу на платной основе оказывают охранные предприятия, у которых имеется лицензия, дающая право на инкассирование или банки, в которых у бизнесмена открыт счет.

Инкассация имеет следующие преимущества:

  • ответственность за сохранность денег и ценностей;
  • быстрая и регулярная доставка наличных или ценных бумаг вне зависимости от количества заявок;
  • обеспечение безопасной перевозки и хранения выручки, максимальная защита от злоумышленников.

Для коммерческих организаций законодательство устанавливает обязательный порядок инкассации наличных денежных средств при расчетах, платежах и проведении кассовых операций. Если деньги поступают в наличной форме сверх установленного показателя, их необходимо сдавать в банк с последующим зачислением на счет. Такая мера упрощает , обеспечивает защиту ценностей от хищения. Чаще всего услугами инкассации пользуются магазины, где поток клиентов стабилен, а при расчетах чаще используется наличный вариант.

Услуги инкассации для физических и юридических лиц в сбербанке

При перечислении денег на счет в «Сбербанке» за каждый платеж взимается 11 рублей, а в другой банк – 32 рубля. Бесплатно перевод денег только в налоговые органы. Прием наличных через систему самообслуживания с 0,3% ставкой от вносимой суммы.

Важно

Выдача наличных раз в месяц осуществляется по следующим процентам от суммы:

  • до 2 млн. (минимум 250 руб.) – 1,4%;
  • от 2 до 5 млн. – 4%;
  • от 5 млн. – 8%.

Необходимо отметить, что специалисты советуют проверять правила сотрудничества, поскольку периодически происходит смена процентной ставки. Стоимость переводов для юридических лиц Перевод денег может осуществляться при помощи банкомата («Платежи и переводы» — «Перевод средств», укажите реквизиты и подтворите транзакцию) для других клиентов банка.

Как проходит инкассация

Перед тем как начать инкассацию субъекты заключают между собою договор, в котором прорисуется все ответственности сторон и материальное вознаграждение за проведенные операции, так же в договоре указывается график заезда инкассации. Инкассатор приезжает на инкассируемый объект в установленное время. Перед входом в кассовый узел или другое закрытое отдельное помещение, специально предусмотренное для проведения инкассации, инкассатор предъявляет кассиру свое служебное удостоверение. Данные удостоверения сверяют со списком инкассаторов и только после этого предоставляют доступ в специально предусмотренное помещение. Уполномоченное лицо предоставляет инкассатору сопроводительные документы в опломбированной инкассаторской сумке в двух экземплярах, третий экземпляр сопроводительного документа находится в инкассаторской сумке. Инкассатор на документах проставляет свои реквизиты и ставит подпись и печать подразделения инкассации. Инкассатор так же дает кассиру явочную карту, в которой кассир ставит число, время, сумму инкассируемых средств и подпись.

Сегодня все чаше начинают использовать одноразовые инкассаторские пакеты, которые имеют повышенную защиту от несанкционированного открытия, а также в практику начинают входить сканирующие устройства, которые считывают информацию с инкассаторского пакета и передают ее на отдел инкассации и кассы банка.

Что входит в услугу

Регулирует процесс инкассации указание Банка России № 3210-У . Иные нормативные бумаги отсутствуют. Под инкассацией понимается процедура сбора наличных денежных единиц и документов и перемещение их в банк для перевода на лицевой банковский счет компании. Выполняет эта процедура следующие важные задачи:

  • Доставка выручки торговой организации в банк.
  • Доставка денег из разных торговых точек в компании, чтобы оттуда передать их в банковскую организацию.
  • Перевозка денег из банка в офис для выплаты сотрудникам.
  • Перевозка взятых в кредит денег из банка в офис.
  • Доставка денежных средств из банковского учреждения в обменные пункты.
  • Перевозка наличных между филиалами одной организации.
  • Охрана сотрудников банка, которые перевозят документы или деньги.

Инкассация позволяет оперативно и, главное, с высокой степенью безопасности перемещать наличную выручку на расчетный банковский счет, что удобно. Также данная процедура поможет наполнить кассу необходимыми монетами и купюрами мелкого достоинства для удобства размена. Интересно, что сотрудники службы инкассации могут заниматься перевозкой не только денег, но и важных документов.

Обучение по профессии

Для того, чтобы стать инкассатором не нужно получать высшее образование. Необходимо лишь пройти специализированные курсы по подготовке к охранной деятельности и получить разрешение на ношение и использование оружия.

Кстати, при увольнении это разрешение утрачивает собственную силу. Но опыт и стаж навсегда останется, что станет большим плюсом при устройстве на похожую должность.

Обязательным условием при устройстве на эту работу является успешно пройденная служба в армии или на военной кафедре при высшем учебном заведении, особенно чтится служба в МВД России. У инкассатора должны полностью отсутствовать вредные привычки.

Представительниц женского пола на специализацию инкассатора категорично не берут, объясняя данную несправедливость тем, что они не так физически развиты, как мужчины, и имеют более мягкий характер в процессе внештатных ситуаций.

Так же, чтобы стать инкассатором нужно иметь внутреннее психологическое и моральное спокойствие, потому что каждый раз перевозить огромные суммы денег – с этим справится не каждый гражданин.

Инкассация наличности в бухгалтерском учете

Пример: розничный магазин передает дневную выручку инкассатору в размере 875 000 рублей. Стоимость услуги по договору составляет 0,12% от перевозимой суммы денег. Бухгалтер формирует проводки.

Таблица 1: записи в учете магазина при инкассации

Дебет

Кредит

Сумма

Основание

Операция

57 50.1 875 000
51 57 875 000 Выписка банка, приходный ордер Выручка зачислена на счет магазина
91.02 51 1 050 Выписка банка Списана комиссия за услуги инкассаторов (прием и пересчет денег)

Таблица 2: записи в учете при выявлении недостачи

Дебет

Кредит

Сумма

Основание

Операция

57 50.1 875 000 Расходный кассовый ордер, квитанция от инкассаторов Дневная выручка передана в банк через инкассаторов
51 57 861 000 Выписка банка, акт пересчета денег инкассаторами Зачислена выручка магазина на счет за минусом недостачи (875 000-14 000)
91.02 51 1 033 Выписка банка Списана комиссия за услуги (прием и пересчет денег)
94 57 14 000 Акт пересчета Недостача отражена в учете

Процесс инкассации

Сначала банк заключает договор с предприятием, которому требуются данные услуги. В процессе сотрудничества сотрудник регистрирует заявку клиента. В зависимости от объемов выручки выделяются сумки, каждая из которых имеет порядковый номер. Обязательно согласовывается график, по которому будет производиться сдача наличности. Инкассатор при себе всегда должен иметь сумку с номером, ключи, карту-заявку, штамп предприятия и доверенность, на основании которой он может перевозить ценности.

Предприниматель устанавливает максимально допустимую сумму инкассации (лимит) так, чтобы оставшиеся наличные средства в кассе позволяли предприятию продолжать нормально функционировать. Лимит утверждается на основании приказа и согласовывается с банком.

После подписания договора бизнесмен обязан придерживаться условий относительно сдачи денег. Нарушения повлекут за собой административную ответственность. При необходимости можно только отменить лимит и перестать пользоваться инкассаторскими услугами.

Как проводится инкассация

Инкассация денежных средств экономит рабочее время фирмы. Сотрудники, которые передали инкассаторам денежные средства, перестают нести за них ответственность, а это значит, избавляются от лишней головной боли. Чтобы получить еще большую экономию, некоторые фирмы, работающие под одной крышей, заключают с инкассаторской службой совместный договор. Это удобно, если компании работают по одному графику, и услуга, таким образом, обходится дешевле всем. Подготовка нужных документов на предприятии входит в обязанности кассира, на его плечах заполнение бумаг и взаимодействие с инкассатором.

Подготовка документов для инкассаторов выполняется кассиром, который отвечает за полноту и своевременность оформления документов.

Инкассация проходит по следующей схеме:

  1. Составляется график движения инкассаторской машины, который согласовывается с компаниями.
  2. Дежурный сотрудник инкассации заполняет специальную карточку, которая отдается в кредитную организацию.
  3. Далее он получает штамп, доверенность на перевозку и ключи.
  4. Ответственный работник компании перед сдачей денег предъявляет инкассатору документы, которые подтверждают его право распоряжаться деньгами. В явочной карте прописываются: номер сумки, название и адрес компании, код, телефон.

Правила проведения инкассации требуют, чтобы работник компании (обычно это кассир) предъявил такие документы:

  • Накладная к сумке.
  • Квитанция к сумке.
  • Образец пломбы.

Кассир должен быть рядом с инкассатором в момент проверки пломбы на целостность, проверять правильность и точность заполнения документации. Если при заполнении явочной карточки допущена ошибка, то ее можно исправить и подтвердить верность исправления подписью кассира. Если сотрудник отказывается сдавать сумку с деньгами, то пишет в специальной графе слово «отказ». Сопроводительные документы в этом случае подтверждают, что ответственность за сохранность не перешла от компании к инкассаторам.

После того как сумка доставлена в банк, банковский сотрудник проверяет записи, которые имеют препроводительные документы. Он проверяет сумку на повреждения, смотрит пломбу и соответствие номера на сумке тому, который прописан в накладной. Если требования соблюдены, то работник банка принимает наличные. В конце инкассаторы сдают штамп, ключи, доверенность и карточки. На этом процесс сдачи закончен. Инкассация для физических лиц, по сути, проходит аналогично. Именно так и происходит оформление бумаг, а затем процесс перевозки финансовых средств.

Передать деньги из кассы организации в банк с помощью инкассации – это самый проверенный и надежный способ. Для наличных денег такая перевозка будет безопасной и быстрой. Главное – заполнить верно всю документацию.

Детализация Ваших затрат и возможность сэкономить

Давайте подробнее рассмотрим статьи затрат на инкассацию. Для определенности рассмотрим  сеть из 120 терминалов. Считаем только стоимость инкассации, без технического обслуживания. При расчете будем использовать минимальные значения/цены. Начнем с очевидных.ФОТ. Оклад инкассаторов в среднем составляет 40 000-50 000 руб. Пусть 45 000 руб. Для 2 чел. = 90 000 руб./мес. Обычно при расчете затрат на этом останавливаются.
Но бывают еще скрытые затраты: премии, компенсация связи. Реже – оплата переработок. Пусть премии за год не более 10%. Компенсация связи – 500 руб./мес. Дополнительно получаем: 5 000 руб. Для 2 чел. = 10 000 руб.

Автотранспорт. Зачастую в этой статье учитывают 2 (два) вида затрат: стоимость автотранспорта и затраты на ГСМ. Пусть используется не броневик, обычная легковушка, ее стоимость: 150 000 руб. На 120 терминалов потребуется 2 автомобиля. Тогда стоимость автотранспорта, распределенная на 3 года (36 мес.) составит: 150 000 * 2 / 36 = 8 300 руб./мес.
ГСМ. На 120 терминалов в среднем приходится 240 км в день, т.е. в месяц 240 км * 30 дней = 7 200 км. Это в среднем 720 л. бензина. Пусть АИ-92, его стоимость 33,5 руб./л, значит затраты на бензин составят: 720 * 33,5 = 24 120 руб./мес. Всего расчетные затраты на транспорт: 8 300 + 24 120 = 32 420 руб./мес.

Скрытые затраты: ОСАГО, мойка, ремонт/обслуживание, стоянка, парковка на маршрутах, штрафы ГИБДД. Другие возможные затраты, которые в данном примере не будем считать: КАСКО, спецодежда (включая бронежилеты), расходные материалы (пломбы, сумки, замки и т.д.), программы мониторинга экипажей инкассации.
Стоимость ОСАГО после подорожания: 8 000 руб., умножаем на 2 автомобиля = 16 000 руб./год, т.е. 1 300 руб./мес. 
Мойка – пусть два раза в неделю по 400 руб. на 2 автомобиля получим 6 400 руб./мес. 
Ремонт/обслуживание – среднестатистическая стоимость обслуживания составляет 1 руб./км., на 240 км./день получаем  7 200 руб./мес. 
Стоянка – пусть 3 000 руб./мес., умножаем на 2 автомобиля = 6 000 руб./мес. 
Парковки, особенно если точки в области, учитывать не будем. Штрафы ГИБДД – примем, что водители соблюдают правила ПДД и их никогда не штрафуют, что, конечно же, тоже будет допущением, снижающим дополнительную стоимость инкассации. Всего скрытые затраты: 1 300 + 6 400 + 7 200 + 6 000 = 20 900 руб./мес.

Касса. Про кассу часто забывают. Добавляем к ФОТ 25 000 руб./мес. – зарплата кассира. Стоимость кассового оборудования – по аналогии со стоимостью автотранспорта – приведена из расчета срока службы 36 мес. = 2 000 руб./мес. Пусть обслуживание оборудования ничего не стОит, охраны нет, расходных материалов нет, помещение занимает минимальное, поэтому стоимостью аренды не учитываем. Хотя это опять же допущения, на практике прибавляющие стоимость. Всего по кассе: 27 000 руб./мес.В результате обычно учитывают затраты в размере: 90 000 + 32 420 = 122 420, А с учетом скрытых/неучтенных затрат получаем: 122 420 + 10 000 + 20 900 + 27 000 = 180 320 (на 47% больше!)В расчете на 1 терминал = 1 503 руб./мес. И это по минимуму, со всеми допущениями

По опыту скажем, что на допущения правильно добавить 15-20%, получается 1 700 – 1 800 руб./мес.Внимание! 
Мы предлагаем инкассацию за 1 400 руб./мес. На 120 терминалов разница более 36 000 руб./мес.
Звоните: +7(495)725 22 36
PS
В приложении файл Excel с перечнем всех возможных затрат, помогающий наглядно посчитать реальную стоимость затрат на инкассацию и техническое обслуживание

Наши менеджеры готовы его заполнить вместе с Вами.

Список источников

  • 700deneg.ru
  • aval48.ru
  • www.unactpay.ru
  • money-trans.ru
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector